privacy statement

Datum: 18/04/2018

Privacy verklaring

Maakt u gebruik van de diensten van Feka ICT B.V.? Dan is deze privacy statement voor u bedoeld.

1        Waarom deze privacy statement?
In deze privacy statement kunt u lezen welke gegevens Feka ICT B.V., Rendementsweg 14, 3641 SL te Mijdrecht, KVK 30168748 verzamelt, waarvoor Feka ICT B.V. (hierna te noemen: Feka) persoonsgegevens gebruikt en de bescherming van privacy en persoonsgegevens waarborgt, hoe lang gegevens worden bewaard en hoe u inzage kunt krijgen in uw persoonsgegevens en/of deze kunt laten corrigeren.

1.1     Bij wie kan ik terecht met vragen over mijn gegevens?
Indien u vragen heeft over uw persoonsgegevens dan kunt u uiteraard bij ons terecht. U kunt uw vraag aan ons stellen door ons te mailen naar info@feka.nl. Wij zullen uw vraag vervolgens inhoudelijk beantwoorden en indien nodig contact met u opnemen.

1.2     Waar kan ik de laatste versie van de privacy statement vinden?
Snelle technologische ontwikkelingen, wetgeving of gewijzigde bedrijfsprocessen noodzaken Feka met enige regelmaat deze privacy statement aan te passen. U kunt aan de datum bovenaan deze privacy statement zien wanneer het voor het laatst is aangepast. Feka kan deze privacy statement eenzijdig wijzigen. We adviseren u daarom om deze privacy statement regelmatig op wijzigingen na te gaan. De meest actuele versie van de privacyverklaring vindt u op https://feka.nl/privacy-statement.

1.3     Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens?
Verantwoordelijk voor het verzamelen en gebruiken van uw gegevens is Feka ICT B.V. in Mijdrecht. Feka ICT B.V. heeft een Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) aangesteld, die namens de Autoriteit Persoonsgegevens toeziet op de verwerking van persoonsgegevens door Feka ICT B.V.  De FG is bereikbaar op info@feka.nl. Naast Feka ICT B.V. kunnen ook andere bedrijven (zoals providers, leveranciers en partners van Feka) als (sub)bewerker uw gegevens verwerken. Op verzoek kunnen wij u een overzicht aanleveren van de (sub)bewerkers van de door u afgenomen diensten.
 

2    Overzicht van de belangrijkste verwerkingen

In de volgende hoofdstukken wordt uitvoerig uitgelegd welke gegevens verwerkt worden en met welk doel.

2.1   Welke informatie verzamelt Feka?

Feka maakt onderscheid tussen verschillende categorieën gegevens:

  • Contactgegevens en persoonlijke details
    Gegevens waar Feka naar vraagt wanneer u een dienst van ons afneemt, zijn uw bedrijfs- of klantnaam, adres, woonplaats, naam contactpersoon, (direct) telefoonnummer en e-mailadres. Deze categorie gegevens verwerken we in het kader van informeren, ICT dienstverlening, systeembeheer, wettelijke verplichting, marketing, verkoop en facturering. In het kader van administratie kunnen ook uw bankrekeningnummer en KVK-gegevens verwerkt worden.
     
  • Gebruiksgegevens
    Gegevens over het gebruik van een dienst. Zo registreren we bijvoorbeeld de voor u uitgevoerde werkzaamheden. Hoeveel dataverkeer u gebruikt, en de datum, het tijdstip en hoe lang u belt. Op basis van deze diensten en het verbruik hiervan, stelt Feka een factuur op. Op deze factuur staat per dienst de in rekening gebrachte kosten, gespecificeerd op het type verbruik. Zo ziet u bijvoorbeeld mobiele telefoonkosten gemaakt in het buitenland, gesprekskosten, dataverbruik en meer. Op de factuur wordt geen overzicht geplaatst van de gesprekken of datasessies. Een overzicht van telefoniegebruik op detailniveau, ter controle of voor eigen administratie, is te vinden in Operator. Feka verwerkt deze categorie gegevens in het kader van telecom dienstverlening, hosting, systeembeheer, verkoop, facturering en rapportage.
     
  • Netwerkgegevens
    Aan ons verstrekte wachtwoorden en inloggegevens, licentie-, en netwerkgegevens, MAC-adres(sen) van randapparatuur zoals een modem, en broncode worden door Feka verwerkt in het kader van ICT dienstverlening en systeembeheer. Bijvoorbeeld voor het inrichten of aanpassen van uw ICT netwerk, het uitvoeren van ICT-onderhoud en systeembeheer, het verhelpen van ICT storingen, het opzetten van een telefoongesprek, het bouwen en hosten van uw website of webapplicatie, of het via de cloud opslaan van uw data.
     
  • Verkeersgegevens
    Bij het gebruik van onze telecomdiensten worden verkeersgegevens verwerkt. Verkeersgegevens zeggen iets over de communicatie, zoals het afzender- en bestemmingsnummer dat gebeld is, de datum, tijd en duur van het gesprek, en de kosten die hiervoor in rekening worden gebracht. Deze gegevens bevatten niet de inhoud van de communicatie. In het geval van een datasessie slaan wij tevens de hoeveelheid data op, en bij roaming het gebruikte netwerk. Feka verwerkt ook internetgegevens. Bij het versturen van een mail verwerken wij het afzender- en bestemmingsadres, IP adressen van de betrokkenen, de grootte van het mailbericht en de datum en tijd van verzending in een logbestand. Ten behoeve van het onderhoud en het verbeteren van uw netwerk, analyseren wij gegevens over het gebruik van het netwerk. Dit doen wij onder andere zodat we tijdig kunnen bijschakelen bij mogelijke overbelasting, maar vooral om dit te voorkomen door gerichte verbeteringen in te plannen en uit te voeren. Tevens kunnen wij de informatie gebruiken om te zien of er in uw netwerk een storing optreedt. Feka kan daarnaast op basis van analyses op het bel- en internetgedrag overgaan tot het beperken van bepaalde bestemmingen wanneer exorbitant gebruik wordt geconstateerd. Hoger verbruik dan het gemiddelde reguliere belgedrag kan duiden op fraude. Een blokkade kan fraude en misbruik beperken en voorkomen dat u een enorm hoge rekening krijgt voor kosten die u niet zelf gemaakt hebt. Verkeersgegevens worden geautomatiseerd gegenereerd en verwerkt. Feka verwerkt deze categorie gegevens in het kader van dienstverlening, systeembeheer, facturering, wettelijke verplichting en rapportage.
     
  • Locatiegegevens
    Wanneer u via een telecomdienst van Feka een gesprek of een datasessie opzet, verwerkt Feka gegevens die een hele ruwe locatiebepaling kunnen maken over waar u zich op dat moment bevindt. Deze gegevens gebruiken wij om te bepalen of het gesprek of de datasessie binnen of buiten Nederland plaatsvindt. Feka verwerkt deze categorie gegevens in het kader van dienstverlening, systeembeheer, wettelijke verplichting, facturering en rapportage. Feka maakt gebruik van het mobiele netwerk van KPN. KPN is in staat om, wanneer er een gesprek of datasessie wordt opgezet, een nauwkeurige locatiebepaling te maken door te kijken naar welke zendmast er gebruikt wordt. Feka heeft geen toegang tot deze informatie.
     
  • Inhoud van communicatie
    De inhoud van e-mails en telefoongesprekken. Feka verwerkt deze informatie niet tenzij we daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld in het geval van een aftapbevel door opsporingsdiensten.
     
  • Gegevens over bezoek aan onze website
    Feka.nl maakt gebruik van Google Analytics cookies om te analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. Deze gegevens worden niet gekoppeld aan contactgegevens of andere persoonlijke details. Wat betreft Google Analytics wordt de door cookie gegenereerde informatie over uw gebruik van de website (met inbegrip van uw IP-adres) overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe de website gebruikt wordt, rapporten over de website-activiteit op te stellen voor website-exploitanten en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik. Feka verwerkt deze gegevens in het kader van dienstverlening, marketing, verkoop en rapportage.
     
  • Cameraopnamen
    Een veiligheidsmaatregel die wij bij en in ons kantoorpand hebben genomen, is het maken van cameraopnamen. Wij hebben hiervoor een gerechtvaardigd belang, namelijk bescherming van onze gasten, medewerkers en het pand. Op locatie wordt u duidelijk geïnformeerd over de aanwezigheid van deze camera’s. Beelden worden 14 dagen bewaard, tenzij er een incident is vastgelegd, in dat geval wordt het betreffende beeldmateriaal bewaard tot de claim is afgehandeld.
     

2.2    Met welke doelen worden persoonsgegevens verwerkt?

  • Dienstverlening
    Feka verwerkt bovenstaande gegevens in de eerste plaats voor het leveren en verbeteren van de door u afgenomen diensten. Denk hierbij aan bijvoorbeeld het inrichten en aanpassen van ICT netwerken, het uitvoeren van ICT-onderhoud en systeembeheer, storingsbewaking, het opzetten van een telefoongesprek, het bouwen en hosten van uw website of webapplicatie, het via de cloud opslaan van uw data, of het leveren van een bestelling op het aangegeven adres. Maar ook voor het opstellen en versturen van facturen, en het kunnen afhandelen van vragen en storingsmeldingen van klanten.
     
  • Systeembeheer
    Feka verwerkt gegevens voor planning, beheer, onderhoud en beveiliging van ICT-systemen en netwerken. We kunnen hierdoor zorgen voor onderhoud, planning en verbetering van het netwerk en het beheer, zoals het routeren van verkeer, het oplossen van storingen en het bewaken van belasting van netwerken en systemen. We verwerken gegevens voor het maken van technische en statistische analyses.
     
  • Wettelijke verplichting
    Feka is wettelijk verplicht om bepaalde gegevens van klanten voor een bepaalde tijd te bewaren in het kader van opsporing. Feka dient medewerking te verlenen aan vorderingen van Justitie of andere bevoegde overheidsinstanties van persoonsgegevens, maar ook van andere informatie die we vanuit onze normale bedrijfsvoering verwerken en bewaren. Het gaat hier bijvoorbeeld om gegevens over uw dataverbruik en uw belgedrag. Als de bewaartermijn verlopen is, wordt bewaarde informatie vernietigd dan wel geanonimiseerd. Een ander voorbeeld van een wettelijke verplichting is het bellen naar het alarmnummer 112. Wanneer u dit doet wordt uw telefoonnummer en de locatie van uw telefoon altijd naar de 112 centrale meegezonden, ook wanneer u uw nummerweergave hebt laten blokkeren. Dit is een wettelijke verplichting.
     
  • Verkoop
    Feka verwerkt gegevens over diensten die klanten afnemen voor onze eigen verkoop en marketing. Zo kunnen we bijvoorbeeld klanten informeren over (aanvullende) ICT diensten op basis van eerdere aankopen. Wij zullen hiervoor vooraf toestemming aan u vragen. Wilt u dit niet (meer)? Dan kunt u ons dit laten weten via info@feka.nl.
     
  • Informeren
    Feka verwerkt gegevens om klanten via e-mail, brieven en telefoongesprekken te kunnen informeren.
     
  • Rapportage
    Feka verwerkt gegevens van klanten voor het doen van statistische analyses en het maken van managementrapportages. Op basis van die analyses en rapportages neemt het management van Feka beslissingen, en worden producten en diensten geëvalueerd.
                                    

3.  Algemene verwerking van persoonsgegevens door Feka

3.1. Bij aanmelding
Als u telefonisch, op onze locatie, of via e-mail diensten van Feka afneemt of een abonnement bij Feka afsluit, vragen wij om uw contactgegevens en persoonlijke details. Als de informatie niet strikt noodzakelijk is, dan zal daarom niet gevraagd worden. Wordt de informatie wel (ongevraagd) verstrekt, dan zal het door Feka niet worden verwerkt.

3.2  Hoe lang Feka gegevens bewaart
Feka bewaart uw persoonlijke gegevens (als hiervoor in 2.1 genoemd) niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren en/of om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen, waarvoor uw gegevens worden verzameld. De contactgegevens en persoonlijke details worden 7 jaar na beëindiging van de dienstverlening bewaard in archieven van onze administratie in het kader van de administratie/boekhoudplicht. Wijzigingen en verwijderingen van bijvoorbeeld adres- en/of contactgegevens worden alleen verwerkt in onze actieve (adres-)bestanden, niet in eerder gemaakte backups en archiefbestanden.

3.3  Beveiliging
Onze focus op beveiliging omvat hardware, software, fysieke veiligheid, beleidsregels, awareness en instellingen. Het veiligheidsbeleid van Feka is gebaseerd op ISO 27001-normen voor Informatietechnologie, Beveiligingstechnieken en Managementsystemen voor informatiebeveiliging. Daarbij maakt Feka gebruik van geavanceerde technieken (zoals o.a. firewalls, spamfilters en virusscanners, two way factor authenticatie en device management applicaties) voor de bescherming tegen veiligheidsinbreuken, virussen, spam en malware.
Wat betreft beveiligingsfuncties maken we onderscheid tussen twee categorieën: 1) ingebouwde beveiliging en 2) klantinstellingen. Ingebouwde beveiliging omvat alle maatregelen die bijvoorbeeld Microsoft neemt ten behoeve van alle klanten van Office 365 voor de beveiliging van hun gegevens en het uitvoeren van een betrouwbare dienst. Klantinstellingen zijn functies waarmee u Office 365 aan de specifieke behoeften van uw organisatie kunt aanpassen.

3.4  Gegevens delen met anderen
Feka verstrekt uw persoonsgegevens alléén aan derden indien dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst met u, of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. We kijken niet welke websites klanten bezoeken, we kijken niet naar de inhoud van uw e-mails, niet naar de inhoud van uw databestanden en niet naar uw andere vormen van communicatie. Wel kan Feka worden opgedragen die informatie te verstrekken aan opsporingsdiensten.

  • Hinderlijke of kwaadwillige oproepen
    Als iemand u telefonisch of via internet lastigvalt dan kunt u dat bij ons melden en bij ons schriftelijk een verzoek indienen om de gegevens van degene van wie de hinderlijke of kwaadwillige oproepen afkomstig zijn, te verstrekken. Als u iemand anders telefonisch lastigvalt dan kan die ander dat bij ons melden en eenzelfde verzoek doen. Bij een dergelijk verzoek zullen wij eerst de oproepen op de opgegeven tijden controleren, en bij juistheid van de melding de betrokkene waarschuwen dat diens gegevens zijn opgevraagd in het kader van hinderlijke of kwaadwillige oproepen. Mocht dat niet helpen, dan zal Feka, in laatste instantie, het telefoonnummer, naam, adres en woonplaats aan de verzoeker verstrekken.
     
  • Gegevens delen met providers
    Wanneer Feka haar diensten niet zelf levert, maar bijvoorbeeld gebruik maakt van providers om haar diensten te leveren, is het nodig dat wij de gegevens die nodig zijn voor de levering van bepaalde diensten te delen met providers. Wanneer Feka gegevens deelt met haar provider, dan moet die provider zich houden aan de voorwaarden van Feka en gelden voor dat bedrijf dezelfde privacy-eisen die wij stellen aan onszelf.

    Het kan ook voorkomen dat u als klant zelf bepaalde diensten afneemt waarvoor persoonsgegevens nodig zijn. Denk bijvoorbeeld aan persoonsgegevens in uw software, website, of een App die gps-gegevens verbruikt. In dit soort gevallen kunt u op uw telefoon of in de software bepalen of u die gegevens wel of niet wilt delen en geeft u vervolgens deze toestemming aan de applicatie aanbieder. Feka is dan niet de partij die uw gegevens verwerkt.

  • Nummerweergave
    Feka geeft bij haar telefoniediensten altijd uw nummer door aan het opgeroepen nummer. Dit zorgt ervoor dat uw nummer zichtbaar is voor de ander op de display van de telefoon. Dit kan uitgeschakeld worden door anoniem uit te bellen. Wij zijn echter wettelijk verplicht om bij het bellen naar 112 het nummer altijd aan 112 mee te sturen. 
     
  • Nummerbehoud en overstap service (COIN)
    Feka biedt de mogelijkheid om uw telefoonnummer te behouden wanneer u overstapt van provider. Hiervoor wisselen wij gegevens uit met uw huidige, of volgende provider. In geval van een vast-nummer betreft dit het huidige telefoonnummer, en uw NAW-gegevens. Bij een mobielnummer wordt het simkaartnummer, het telefoonnummer en uw naam gedeeld. Het uitwisselen hiervan gaat via de vereniging COIN. COIN is een samenwerkingsverband van aanbieders van elektronische communicatiediensten en netwerken in Nederland.

4     Inzage in en correctie van uw persoonsgegevens

Wilt u inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken? Heeft u een bezwaar tegen de verwerking? Wilt u een verzoek tot wijziging of wissen van uw persoonsgegevens doen of wenst u gebruik te maken van uw recht op dataportabiliteit? U kunt ons bereiken via info@feka.nl.

4.1  Recht van verzet
Tegen verwerking van uw persoonsgegevens door Feka kunt u bezwaar maken indien uw persoonsgegevens worden gebruikt voor andere doeleinden dan noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst, of noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting, of gegeven toestemming. U kunt uw bezwaar per mail indienen via  info@feka.nl.

Heeft u een klacht over de wijze waarop wij persoonsgegevens verwerken, dan kunt u deze klacht per e-mail bij ons indienen. Wij zullen u dan binnen 4 weken antwoorden. Bent u niet tevreden over de afhandeling van uw klacht, dan kunt u een schriftelijke klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.