Office 365: E-mail versleuteld versturen

Veel e-mail communicatie is standaard niet beveiligd, dit geeft problemen bij het versturen van vertrouwelijke e-mail berichten en bedrijven die moeten voldoen aan wetgeving of contractuele afspraken hierover. Berichten versleuteld (encrypted) versturen kan hiervoor in veel gevallen de oplossing zijn, zo blijft het bericht onleesbaar voor mensen die niet geautoriseerd zijn. Via Office 365 kan deze functie eenvoudig gebruikt of toegevoegd worden aan uw e-mail systeem.

Berichtversleuteling is onderdeel van Azure Information Protection, dit regelt de versleuteling, identiteit en autorisatie in een Office 365 Exchange Online omgeving. Het gebruik is eenvoudig, er is geen extra software of ingewikkelde configuratie nodig, via Outlook op de pc en Outlook Online is alle functionaliteit beschikbaar.

Hoe werkt het versleuteld versturen:

In Outlook geeft de gebruiker bij het opstellen aan dat het bericht beveiligd moet worden, dit kan via de optie “Machtiging”:

Standaard zijn er verschillende machtiging niveaus aanwezig:

  • Onbeperkte toegang: De standaardinstelling, het bericht wordt niet versleuteld
  • Versleutelen: Het bericht wordt versleuteld
  • Niet doorsturen: Het bericht mag niet worden doorgestuurd
  • [Bedrijfsnaam] – vertrouwelijk: Het bericht is uitsluitend bedoeld voor interne gebruikers, het mag worden gewijzigd maar niet gekopieerd of afgedrukt
  • [Bedrijfsnaam] – vertrouwelijk – Alleen weergeven: Het bericht is uitsluitend bedoeld voor interne gebruikers, het mag niet worden gewijzigd, gekopieerd of afgedrukt

Naast deze handmatige versleuteling door de gebruiker kan de beheerder ook regels opstellen waarbij bepaalde berichten automatisch worden versleuteld. Zo kan de organisatie afdwingen dat berichten met een bepaalde sleutelwoorden of een aan bepaalde domeinen standaard worden versleuteld.

 

De ontvanger van de e-mail krijgt de versleutelde e-mail binnen en kan zien dat het een versleuteld bericht betreft. Als de ontvanger ook een Office 365 / Outlook.com gebruiker is, dan is de e-mail direct leesbaar:

 

Als de ontvanger niet bekend is bij Microsoft is het bericht niet direct zichtbaar en zit dan achter een link verborgen:

Na het aanklikken van de link wordt de versleutelde e-mail in de browser weergegeven. Dit kan na aanmelding met bijvoorbeeld een Google account of door het ontvangen van een eenmalige wachtwoordcode die dan via een aparte e-mail verstuurd wordt

Office 365 berichtversleuteling is standaard onderdeel van accounts die gekoppeld zijn aan een Enterprise E3 of E5 licentie.

Via aanvullende “Azure Information Protection” licentie kan de berichtversleuteling geactiveerd worden voor gebruikers met bijvoorbeeld een Exchange Online, Office 365 Business Premium of Office 365 Business Essentials licentie.

We helpen u graag verder met het inregelen van de gewenste beveiliging opties en de juiste licenties om versleutelde e-mail in gebruik te nemen.

Feka ICT B.V.

support@feka.nl